Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist seit dem 1. Januar 2025 bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen gesetzlich Pflicht. In diesem sogenannten B2B-Bereich (Business-to-Business) müssen somit regelmäßig Leistungen über eine E-Rechnung abgerechnet werden.
Ausnahme und Übergangsregelung
Wichtig: Diese Regelung gilt nicht bei Rechnungen an Endverbraucher, also bei Umsätzen im sogenannten B2C-Bereich (Business-to-Consumer). Und: Im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 können alle Rechnungssteller übergangsweise statt einer E-Rechnung weiterhin eine Papierrechnung anfertigen oder ein sonstiges elektronisches Format (zum Beispiel E-Mail oder PDF-Datei) verwenden, wenn Empfänger noch nicht das elektronische Format einer E-Rechnung verarbeiten können.
Zulässige Formate für
E-Rechnungen
Laut Umsatzsteuergesetz (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UstG) muss eine
E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen werden; und sie muss eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein PDF-Dokument erfüllt diese Bedingungen nicht mehr. E-Rechnungen müssen die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 einhalten.
Zu den ab dem 1. Januar 2025 zulässigen und gängigen Standard-Formaten zählen:
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch eine eingebettete XML-Datei enthält.
XRechnung (XML): Ein reines XML-basiertes Format, das für den Austausch von Rechnungen zwischen öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde.
KALO startet zunächst mit dem hybriden Format ZUGFeRD in der Comfort-Variante. Anschließend erfolgt die Umsetzung des XRechnung-Formats.
Übermittlung und Empfang
Das Gesetz ist hier offen und flexibel: E-Rechnungen können als Anhang innerhalb einer E-Mail versendet oder über eine elektronische Schnittstelle bereitgestellt werden; der Download auf einem Internetportal ist ebenfalls möglich. Um eine E-Rechnung zu empfangen, genügt also ein E-Mail‑Postfach.
Vorteile der
E-Rechnung
Grundlage der E-Rechnung ist das Wachstumschancengesetz. Damit soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert und Einsparpotenziale ausgeschöpft werden:
Effizienz: Automatisierte Verarbeitung verringert das Eingeben per Hand. Das spart Zeit und vereinfacht Prozesse.
Fehlerreduzierung: Tipp- und Übertragungsfehler werden minimiert.
Kostensenkung: Druck, Versand und Archivierung entfallen.
Nachhaltigkeit: Das digitale Format spart Papier und reduziert den CO₂-Fußabdruck.
Flexibilität: Das hybride Format kann von Menschen gelesen sowie maschinell verarbeitet werden.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Nein.
Für eine ordnungsmäßige Rechnung müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein. Die Leistungsangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen eindeutig und leicht nachzuprüfen sein.
Auf dem freien Markt gibt es eine Reihe kostenfreier Tools zur Erstellung von E-Rechnungen sowie auch kommerzielle Anbieter mit erweiterten Funktionen.
Über das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung gibt es ein Tool, um E-Rechnungen lesbar zu machen. Der E-Rechnungsviewer ist unter www.e-rechnung.elster.de erreichbar. Auch Tools von privaten Anbietern sind kostenlos verfügbar.
Nein, es ist nicht notwendig, zusätzlich zur E-Rechnung ein menschenlesbares Dokument anzufügen. Hinweis: XRechnung im XML-Format ist nur maschinenlesbar, das ZUFeRD-Format ist eine lesbare PDF-Datei mit im Hintergrund eingebetteten XML-Daten.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und archivieren.
Ab 2028 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen und übermitteln können. Aufgrund der zu erwartenden Herausforderungen für Unternehmen gelten von 2025 bis 2027 Übergangsregelungen bei der Ausstellung von E-Rechnungen.
Acht Jahre lang muss eine E-Rechnung gemäß Paragraph 14b Absatz 1 Umsatzsteuergesetz aufbewahrt werden.