Heizkostenabrechnung: Welche Kosten dürfen umgelegt werden?
Vermieter müssen für ihre Mehrfamilienhäuser die angefallenen Kosten für die Heizung bzw. den Heizungsverbrauch sowie für das Warmwasser auf die Bewohner nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung verteilen. Um eine rechtssichere Heizkostenabrechnung zu erstellen, dürfen allerdings nur bestimmte Kosten in der jährlichen Abrechnung berücksichtigt werden.
Umlage der Kosten in der Heizkostenabrechnung –
was gilt es zu beachten?
Die Heizkostenabrechnung beginnt mit der Aufstellung aller Heizkosten, die in dem Abrechnungszeitraum angefallen sind. Dabei muss der Abrechnungszeitraum ein Jahr umfassen, aber nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr übereinstimmen. Ein häufiger Fehler: In der Abrechnung werden Kosten berücksichtigt, die nicht in dem Abrechnungszeitraum angefallen sind. Beispiel: Ein Kostenbetrag für die Reinigung eines Brennstofftanks vom 10.01.2024 darf nicht in der Heizkostenabrechnung für den Zeitraum vom 01.01. bis zum 31.12.2023 berücksichtigt werden.
Welche Kosten sind in der Heizkostenabrechnung umlagefähig?
In § 7 Satz 2 der Heizkostenverordnung ist festgelegt, welche Kosten in der Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden dürfen:
- Energie- und Brennstoffkosten:
Kosten für Energielieferungen wie Gas, Öl, Kohle oder Holzpellets sind zwingend für die Abrechnungserstellung erforderlich und dürfen umgelegt werden. - Reinigungskosten:
Anfallende Kosten für die Reinigung von Brennstofflagerorten, wie zum Beispiel Öltanks, sowie die Reinigung der Abgasanlage und des Betriebsraumes sind umlagefähig. - Wartung der Heizungsanlage:
Die regelmäßige Prüfung der Heizanlage durch ein Fachunternehmen kann umgelegt werden. Vorsicht: Aufwendige Reparaturen oder Ersatzteile an der Heizanlage dürfen nicht umgelegt werden. - Betriebsstrom:
Die Stromkosten für den Betrieb der Heizanlage, der Regelungsanlage und auch einer angeschlossenen Wärmepumpe oder Solaranlage können in der Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden. - Kosten der Immissionsmessung:
Aufwände für die jährlich durchzuführende Immissionsmessung können zusammen mit den zusätzlich anfallenden Kosten vom Schornsteinfeger umgelegt werden. - Kosten der Abrechnungserstellung:
Wenn Sie einen Dienstleister mit der Erstellung der Heizkostenabrechnung beauftragen, sind die anfallenden Aufwände umlagefähig. Das inkludiert auch die Kosten für die Messtechnik. - Unterjährige Verbrauchsinformation (UVI):
Die Kosten für die gesetzlich vorgeschriebene monatliche Erstellung und Übermittlung der Verbrauchsinformation sind ebenfalls umlagefähig.
Welche Kosten dürfen nicht berücksichtigt werden?
Nicht zu den Heizkosten gehören Reparaturkosten oder sachfremde Positionen wie z. B. der Strom für die Treppenhausbeleuchtung. Ebenfalls dürfen Investitionen bzw. die Anschaffungskosten einer neuen Heizanlage nicht umgelegt werden.
Verteilung der angefallenen Kosten
Sämtliche Kosten für den Betrieb der zentralen Heizungsanlage werden aufsummiert. Die Gesamtsumme der Kosten für die Versorgung mit Wärme wird dann zu einem Teil nach Umlageschlüssel und zum anderen Teil nach individuellem Verbrauch auf die Mietparteien verteilt.
Wichtig: Die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter muss gesetzliche Vorgaben erfüllen. In der Heizkostenverordnung ist geregelt, dass grundsätzlich 50 % bis 70 % der individuellen Heizkosten durch den Verbrauch bestimmt und abgerechnet werden müssen.
Die Bewohner haben durch ihr Verbrauchsverhalten also direkten Einfluss auf die Höhe ihrer Heizkosten. Lediglich der verbleibende Anteil darf durch einen pauschalen Umlageschlüssel auf die Mietparteien umgelegt werden.
