Digitalisierung bestimmt unser Leben inzwischen in sämtlichen Bereichen. Egal ob im Beruf oder privat – heute führt kein Weg mehr an digitalen Prozessen vorbei. Die Gründe hierfür sind offensichtlich: Informationen können digital schneller, sicherer und effizienter ausgetauscht werden. Diese Entwicklung macht auch vor der Wohnungswirtschaft keinen Halt. So wird die Betriebs- und Heizkostenabrechnung immer häufiger digital erstellt. Ergänzende Dienstleistungen von Messdienstfirmen wie dem Hamburger Unternehmen Kalo machen die Abrechnung für Wohnungsunternehmen jetzt noch einfacher und schneller.

Die Basis professioneller Zusammenarbeit: Unkomplizierter Austausch großer Datenmengen.

Der Prozess einer Heiz- und Betriebskostenabrechnung ist durch den Austausch von großen Datenmengen bestimmt, der nicht nur Sicherheit, sondern auch hohe Qualität und Quantität erfordert. So werden für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung drei Arten von variablen Daten benötigt: Ablese-, Kosten- und Nutzerdaten. Die Ablesedaten werden von den Messdiensten über die jährliche Ablesung ermittelt. Die Kosten- und Nutzerdaten müssen dagegen, zumindest bei den bisher am Markt gängigen Abrechnungsformen, aus der Wohnungswirtschaft zu den Wärmemessdiensten transferiert werden. Die fertige Heizkostenabrechnung geht abschließend den Weg zurück zu den Immobilienunternehmen. Hier werden in der Regel Heiz- und Betriebskostenabrechnungen zusammengeführt und an die Mieter oder Eigentümer der Wohnungen versendet.

Nutzer- und Kostendaten einfach online eingeben

Für die Verwaltung von Daten stellen Hersteller wie Aareon, SAP oder Haufe professionelle Software bereit, die speziell auf die Anforderungen der Wohnungswirtschaft konzipiert sind. Es gibt aber heute immer noch zahlreiche Immobilienunternehmen oder -verwaltungen, die über keine entsprechende Software verfügen. Diesen Unternehmen bietet der Messdienstleister Kalo auf seinem Kundenportal www.kalo.de die Möglichkeit, Kosten- und Nutzerdaten einfach online einzugeben. Besonders vorteilhaft ist hier, dass das Portal die Daten direkt bei der Eingabe überprüft und so potenzielle Fehlerquellen direkt erkennt. Innerhalb von Sekunden werden die Abrechnungsdaten an das Kalo-Rechenzentrum übertragen und stehen zur Weiterverarbeitung bereit.

Digitaler Datenaustausch: Einfach, sicher und schnell zur Betriebskostenabrechnung

Auch für Unternehmen, die bereits eine der oben beschriebenen EDV-Systeme verwenden, bietet Kalo einen ergänzenden Service: den Kalo DTA, den digitalen Datenaustausch. Damit können die Kosten- und Nutzerdaten im EDV-System erzeugt, in einer Datei gespeichert und datensicher über das Kalo-Kundenportal übertragen werden. Somit entfällt das manuelle Ausfüllen von Kosten- und Nutzerdaten. Auch die errechneten Abrechnungsergebnisse für die Verwendung in der Betriebskostenabrechnung werden über einen Datensatz geliefert und können so automatisch verarbeitet werden. Ein manuelles Übertragen von Informationen in das System entfällt.

Moderne, integrierte Abrechnung am Beispiel der Freiburger Stadtbau

Auch wenn der Austausch der für die Abrechnung notwendigen Daten über den Kalo DTA bereits einfacher und schneller ist, hat Kalo zusätzliche Prozessoptimierungen geschaffen, wie etwa die integrierte Abrechnung. Diese Lösung setzt Kalo bereits seit mehreren Jahren erfolgreich für diverse Kunden unterschiedlicher Größenordnungen ein – um die Immobilienwirtschaft maximal zu entlasten. Wohnungsunternehmen bleibt so mehr Zeit für die Kerntätigkeiten der Immobilienbewirtschaftung.
Die Freiburger Stadtbau hat die Software Wodis Sigma des Anbieters Aareon im Einsatz und ist eines der Wohnungsunternehmen, die die Vorteile in der Zusammenarbeit mit der integrierten Abrechnung von Kalo erkannt haben. Kalo verfügt über einen Zugang zum System des Breisgauer Wohnungsunternehmens. Welche Module dabei von Kalo bearbeitet werden können oder einsehbar sind, wurde von der Freiburger Stadtbau entschieden und eingestellt. Somit ist die Datenhoheit der Wodis Sigma-Kunden gewährleistet.

Alles aus einer Hand – Erstellung, Druck und Versand der Heiz- und Betriebskostenabrechnung

Die für den Datenaustausch einmal im Jahr notwendigen Abstimmarbeiten werden durch Kalo genauso übernommen, wie z.B. das Übermitteln der Kosten- und Nutzerdaten an das Kalo-Rechenzentrum. Im Kalo-System wird dann in gewohnter Art und Weise die Heizkostenabrechnung erstellt. Anstatt diese zwecks Weiterverarbeitung der Freiburger Stadtbau zu übergeben, bucht Kalo die Abrechnungsergebnisse in Wodis Sigma ein. Zudem kann die Kalo-Heizkostenabrechnung als Bilddatei an Wodis Sigma übertragen werden. Dadurch wird nicht nur das elektronische Archiv des Kunden gefüllt, die Heizkostenabrechnung wird auch direkt mit der Betriebskostenabrechnung verknüpft. Auf Wunsch erstellt Kalo gern auch die Betriebskostenabrechnung für den Kunden. Vervollständigt wird dieser Service durch das Drucken, Kuvertieren und Versenden der fertigen Heiz- und Betriebskostenabrechnung – auf Wunsch direkt an die Nutzer der Wohnung.

Die kuvertierte Abrechnung kann selbstverständlich auch an das Wohnungsunternehmen zwecks Weiterverteilung übergeben werden. Innerhalb dieses Prozesses hat der Immobilienverwalter jederzeit die Möglichkeit einzugreifen. Sollte z. B. vor Verbuchen der Heizkostenabrechnung oder Erstellung der Betriebskostenabrechnung eine Sichtung und Prüfung gewünscht sein, ist dies zu jeder Zeit möglich. Die einzelnen Prozessschritte werden gemeinsam mit dem Immobilienunternehmen definiert und je nach Absprache durchgeführt. Darüber hinaus bietet Kalo seinen Kunden zu jeder Zeit ein persönliches Beratungsgespräch mit einem qualifizierten Kundenberater.

Über KALO:
Die KALORIMETA AG & Co. KG bietet kompetente Mess-, Analyse- und digitale Abrechnungsdienstleistungen für mehr als 1,5 Millionen Wohnungen in ganz Deutschland. Von der schnellen Verbrauchskostenabrechnung, 84 Prozent innerhalb von 7 Tagen, der Wartung von kontrollierten Wohnraumlüftungsanlagen über professionelle Legionellenprüfung bis hin zum zuverlässigen Rauchwarnmelderservice bietet KALO mit Hilfe ihrer bundesweiten Serviceorganisation professionelle Dienstleistungen für die Wohnungswirtschaft. Hierfür setzt KALO 8,8 Millionen eigene Messgeräte und Rauchwarnmelder ein. Für ihre Kunden beschäftigt KALO insgesamt 1.500 Mitarbeiter und selbstständige Werkunternehmer im Innen- und Außendienst.