Die Heizkostenabrechnung wird nicht nur erstellt, um die Heizkosten verbrauchsabhängig und damit „gerecht” zu verteilen, sondern sie ist auch die Grundlage dafür, Nachzahlungen bei den Mietern oder Wohnungseigentümern einzufordern und notfalls einzuklagen. Aussichtsreich ist dies nur, wenn im Verlauf der Vorbereitung, Erstellung und Zustellung der Abrechnung alle Fristen eingehalten werden.

Die Heizkostenabrechnung ist im Mietverhältnis ein Bestandteil der Betriebskostenabrechnung und im Wohnungseigentum ist sie regelmäßig eine Position der Hausgeldabrechnung. Für Wohnraumvermieter gilt zunächst gemäß § 556 Abs. 3 BGB, dass über die Vorauszahlungen der Betriebskosten jährlich abzurechnen ist. Dies wird im Allgemeinen dahingehend verstanden, dass der Zeitraum, über den abgerechnet wird, nicht länger sein darf als 12 Monate. Wohnraummietern muss nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für Gewerbemieter gilt dies nicht, da sich diese Fristvorschrift in den Regelungen speziell für Wohnraummietverhältnisse befindet.

Folgende Fristen, hier chronologisch aufgeführt, sind bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung von Bedeutung:

Los geht es mit der Ausstattung der Räume mit Verbrauchserfassungsgeräten (meistens sind dies Heizkostenverteiler). Wenn die Geräte gemietet werden sollen, müssen die Mieter darüber zuvor informiert werden. Sie haben dann einen Monat Zeit, der Anmietung zu widersprechen.

Zum Ende des Abrechnungszeitraums wird die Ablesung der Verbrauchserfassungsgeräte durchgeführt. Sofern nicht die Zählerstände per Funk übertragen werden, sondern der Ableser Zutritt zur Wohnung benötigt, muss die Ablesung mit einem Vorlauf von mindestens einer Woche angekündigt werden. Ein zweiter Termin, der notwendig wird wenn beim ersten Mal niemand geöffnet hat, ist im Abstand von ca. 10 Tagen, höchstens aber zwei Wochen anzusetzen. So schreiben es die DIN 4713 Teil 5 und die Richtlinien der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung vor. Es ist wichtig, diese Termine einzuhalten, weil sonst eventuell die Verbrauchsschätzung verworfen wird, die der Abrechnung zugrunde gelegt wird, wenn keine Ablesung stattfinden konnte. Die hier dargestellten Fristen gelten im Übrigen für alle Nutzungsverhältnisse, also im Wohnungs- sowie auch im Gewerbemietvertrag.

Ist die Abrechnung nun ordnungsgemäß erstellt und innerhalb der Jahresfrist übersandt worden, hat der Wohnraummieter ebenfalls 12 Monate Zeit, der Verwaltung oder dem Vermieter Beanstandungen an der Abrechnung mitzuteilen. Auf Fehler der Abrechnung, die er nicht innerhalb dieser Frist gerügt hat, kann sich der Wohnungsmieter später im Nebenkostenprozess nicht mehr berufen. Eine Ausnahme wird nur anerkannt, wenn der Mieter die Überschreitung der Frist nicht selbst verschuldet hat. Für Gewerbemieter oder Wohnungseigentümer im Verhältnis zur Gemeinschaft findet diese Rügefrist keine Anwendung.

Wenn der Abrechnungssaldo trotz Einhaltung aller Fristen nicht ausgeglichen wird, kann der Vermieter die Nachzahlung oder der Mieter das Guthaben bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren durch Klage oder gerichtlichen Mahnbescheid geltend machen.