Sie sind mit Leib und Seele Verwalter, aber die Betriebs- und Heizkostenabrechnung raubt Ihnen jedes Jahr den letzten Nerv? Weil sie ohnehin schon viel Zeit verschlingt? Und Sie dann die fertigen Abrechnungen auch noch manuell sortieren und eintüten müssen? Hand aufs Herz – wer von Ihnen hat beim Lesen verschämt genickt? Da sind Sie beileibe nicht allein. Aber es geht auch einfacher, zeit- und nervenschonender: mit dem optimierten, rein digitalen Druck- und Versandmanagement.

Machen wir uns nichts vor: Die Betriebskostenabrechnung drucken, die vom Wärmemessdienst erhaltene Heizkostenabrechnung dazu sortieren, beides manuell kuvertieren und den Mietern oder Eigentümern senden – so sieht bei vielen Verwaltern der abschließende Prozess der Betriebs- und Heizkostenabrechnung aus. Bei mehreren Objekten mit einer hohen Wohnungsanzahl kann dieser Prozess nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig sein.

Schneller und fehlerfreier: Digitales Druck- und Versandmanagement

Doch es geht auch einfacher. Das „KaloPrint”-Verfahren der Kalorimeta AG & Co. KG (Kalo) ermöglicht es, Betriebskostenabrechnungen über gesicherte SFTP-Server an Kalo zu übermitteln. Anschließend werden diese den Heizkostenabrechnungen digital zugeordnet. Auch weitere Unterlagen, wie zum Beispiel Flyer oder Informationsbroschüren, können direkt mitversendet werden. Druck und Versand, je nach Wunsch zurück zum Kunden oder direkt an die Wohnungsnutzer, erfolgen innerhalb weniger Arbeitstage nach Übergabe der Druckdateien. Auf Wunsch können dem Verwalter auch Archivdaten zur Verfügung gestellt werden. Voraussetzung für die Nutzung von KaloPrint ist, dass Sie am standardisierten Datenaustausch gemäß Arge-Heiwako teilnehmen und die Ordnungsbegriffe auf der Betriebskostenabrechnung abgedruckt sind.

So wird der Prozess komplett digital

Wer gänzlich auf den Druck verzichten möchte, kann seinen Wohnungsnutzern die Abrechnungen auch über Portale rein digital zur Verfügung stellen, z. B. über » www.etg24.de. Hier können Betriebs- und Heizkostenabrechnung hochgeladen und von den Mietern oder Eigentümern direkt eingesehen werden. So bleibt Ihnen mehr Zeit für das Wesentliche: sich um Ihre Kunden und deren Anliegen zu kümmern.