So erledigen Sie die Nebenkostenabrechnung mit links

Für Verwalter beginnt das Jahr stets mit Vollgas. Denn die fälligen Betriebskostenabrechnungen inklusive Heizkostenabrechnungen für die betreuten Liegenschaften sorgen für einen ausgefüllten Arbeitstag. Wenig Raum bleibt meist für andere To Dos oder unerwartete Anfragen und Aufträge. Doch das muss nicht sein – dank digitaler Lösungen. Die Kalorimeta AG & Co. KG (Kalo) zeigt, wie es mit geringem Aufwand möglich ist, die Prozesse der Nebenkostenabrechnung zügiger, fehlerfrei und rein digital abzuwickeln. Damit können Sie sich den langwierigen, fehleranfälligen und umständlichen Prozess in Zukunft sparen.

Die meisten Unternehmen der Wohnungswirtschaft verfügen nicht nur bereits über eine Software, mit der ein digitaler Datentausch möglich ist; meist ist dieser zudem zwischen Wohnungsunternehmen und Wärmemessdiensten dank des sogenannten ARGE-Standards weitestgehend vereinheitlicht und wird bereits von vielen Softwareanbietern unterstützt.

Entweder sind die Datentauschmodule in den Systemen bereits freigeschaltet oder sie können nach Rücksprache unkompliziert aktiviert werden. Die technischen Voraussetzungen liegen also oft bereits vor. Somit können das Senden der abrechnungsrelevanten Kosten- und Nutzerdaten sowie das Übertragen der Abrechnung mittels digitalem Datentausch unkompliziert und, je nach Software, mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden. Eine einmalige Abstimmung und Einrichtung in beiden Systemen ist zwar notwendig, erfolgt inzwischen aber auch sehr routiniert in Absprache mit den Wärmemessdiensten: Nachdem einmalig zu Beginn die sogenannten Ordnungsbegriffe (nummerische oder alphanummerische Zuordnung von Objekten, Wirtschafts-, Verwaltungs-, Abrechnungs- und Nutzeinheiten, Wohnungsnummern usw. in einer Software) der jeweiligen Systeme übermittelt werden, ist Ihr Prozess bereit für die digitale Abwicklung. Einmal jährlich übermittelt der Verwalter nun die abrechnungsrelevanten Kosten- und Nutzerdaten mit Hilfe des Liegenschaft- und Mieterdatensatzes (L&M-Satz) und des Brennstoff- und Kostendatensatzes (B&K-Satz) an den Wärmemessdienst. Dieser erstellt die Abrechnung und übermittelt dem Verwalter die Salden der Abrechnung sowie die Heizkostenabrechnung als Papier- oder digitales Bilddokument.

Es geht noch einfacher

In Kooperation mit diversen wohnungswirtschaftlichen Softwareanbietern bietet Kalo inzwischen sogar einen automatisierten Datenaustausch an. Dieser sorgt in der Praxis dafür, dass ein Verwalter in der Lage ist, Daten direkt aus seinem System per Mausklick an Kalo zu übertragen. Die erstellte Abrechnung kann dann direkt in das Kundensystem importiert werden. Von dort aus kann eine direkte Weiterverarbeitung zur Betriebskostenabrechnung erfolgen. 

Dank der digitalen Abwicklung können Verwalter dem Jahresbeginn künftig gelassener entgegen blicken – und ihre Zeit in andere Projekte investieren.

Erfahren Sie mehr zum digitalen Datenaustausch.