Jedes Jahr aufs Neue steht bei Verwaltern die Erstellung der Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung an. Viele Verwaltungen haben diese Aufgabe direkt zu Jahresbeginn auf ihrer Agenda. Dann also, wenn es ohnehin viel zu tun gibt. Da wäre es doch eine Erleichterung, wenn der Prozess der Heizkostenabrechnung möglichst zügig und unkompliziert erledigt werden könnte.

Nachfolgend erhalten Sie fünf Tipps der Kalorimeta AG & Co. KG, wie Sie einfach und unkompliziert in wenigen Schritten selbst für eine Beschleunigung der Abrechnungserstellung sorgen können und so schneller an Ihre Heizkostenabrechnung kommen.

Tipp 1: Zwischenablesungen sofort weiterleiten

Informieren Sie Ihren Wärmemessdienstleister auch unterjährig über Veränderungen: Bei Nutzerwechseln ist es einfacher, selbst durchgeführte Zwischenablesungen sofort weiterzuleiten – und nicht erst am Ende eines Abrechnungszeitraums oder zusammen mit der Übergabe der Kosten- und Nutzerdaten für die Abrechnung. Das beschleunigt die Abrechnungserstellung enorm. Denn Ihr Dienstleister kann diese Daten bereits unterjährig einpflegen und eventuelle Rückfragen zeitnah klären.

Tipp 2: Portale verwenden

Professionelle Messdienstleister verfügen über kostenlose Kundenportale, über die abrechnungsrelevante Kosten- und Nutzerdaten bequem und unkompliziert zu jedem Zeitpunkt eingegeben werden können. Gute Portale geben sofort ein Feedback, weisen z. B. spätestens beim Speichern der eingegebenen Daten auf eventuelle Plausibilitätsfehler oder fehlende Daten hin. Weitere Vorteile: Nach dem Senden der Daten stehen diese dem Dienstleister unmittelbar zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. Im Portal kann die fertige Heizkostenabrechnung zudem bereits vorab geprüft, und wenn es sehr eilig sein sollte, auch gleich für die Betriebs- oder Hausgeldabrechnung weiterverarbeitet werden.

Tipp 3: Kosten- und Nutzerdaten getrennt übertragen

Kostendaten (wie z. B. Energiekosten oder Wartungsgebühren) und Nutzerdaten (wie z. B. die aktuellen Mieternamen oder ein Mieterwechsel) müssen nicht gemeinsam an den Messdienst übertragen werden. Da die aktuellen Nutzerdaten oft bereits vor den Kostendaten vorliegen, empfiehlt es sich, diese bereits an den Dienstleister zu übergeben, um etwaige Unklarheiten schneller klären zu können. Sofern Sie z. B. mit einem Portal arbeiten, können Sie die Nutzerdaten unterjährig einpflegen und die Kostendaten ergänzen, sobald diese vorliegen und dann beides gleichzeitig übertragen. Das spart Zeit in der Abrechnungshochphase.

Tipp 4: Änderungswünsche bei der Abrechnung frühzeitig mitteilen

Innerhalb eines Jahres kann sich viel bei Ihren verwalteten Objekten ändern. Das hat zur Folge, dass grundlegende Anpassungen bei der Abrechnung notwendig sind. Wurde das abzurechnende Objekt mit einer Solaranlage für die Warmwassererwärmung ausgestattet? Wurde auf der letzten Eigentümerversammlung beschlossen, eine von Heizung und Warmwasser getrennte Kaltwasserabrechnung zu beauftragen? Wünschen Sie die Umstellung des Abrechnungsprozesses von Papier auf digital? Besprechen Sie diese und ähnliche Themen mit Ihrem Dienstleister bereits frühzeitig – und zwar vor Beginn der Abrechnungserstellung.

Tipp 5: Terminwünsche und Prioritäten benennen  

Betreuen Sie Objekte, z. B. Eigentümergemeinschaften, bei denen die Heizkostenabrechnung, vielleicht sogar jährlich wiederkehrend, bis zu einem ganz bestimmten Termin vorliegen muss? Teilen Sie diese Wünsche Ihrem Dienstleister möglichst frühzeitig mit. Denn: Beim Prozess der Abrechnungserstellung sind diverse Faktoren durch Ihren Messdienst zu berücksichtigen. Unter anderem müssen die Ablesungen inklusive eventueller Nachablesungen so rechtzeitig erledigt und an die Abrechnungsabteilung übermittelt sein, dass die Abrechnung produziert werden kann.