Noch immer ist es ein weit verbreiteter Irrtum vieler Immobilienverwaltungen, Themen wie Digitalisierung und Softwareumstellung eines Wohnungsunternehmens lediglich als ein IT-Thema zu begreifen. Denn: Mit einer Softwareumstellung besteht die Chance auf eine digitale Transformation inklusive dessen Wertschöpfungskette. Eine zukunftsfähige IT-Landschaft, also sowohl Hard- als auch Software, ist hierfür als zwingende Voraussetzung anzusehen.

Im Idealfall sollten sämtliche Kern- und Unterstützungsprozesse vom Anfang, also der Schnittstelle zu den Lieferanten, bis zum Ende, also der Schnittstelle zum Kunden, optimal konzipiert und in integrierten Systemen abgebildet sein.

Die Wahl der richtigen Softwareprodukte hängt von vielen Faktoren ab. Unter anderem sollte vorab intern sowie mit den Anbietern von Softwareprodukten diskutiert werden, welche Ziele damit verfolgt werden sollen und welche Funktionen in Zukunft benötigt werden. Es gilt zu klären, über welche Schnittstellen – beispielsweise Bankenschnittstellen, Datentausch zu Messdienstunternehmen, mobile Wohnungsabnahme, Mieterportale usw. – und welches Netzwerk das potentiell neue IT-System verfügt und ob diese stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Sind diese Voraussetzungen geklärt, müssen sich Unternehmen die Frage stellen, ob sie über genügend und ausgebildetes IT-Personal verfügen, welches den Softwareprodukten selbstständig Support und Wartung garantieren kann. Auch ist es wichtig in Erfahrung zu bringen, über welche Hardwareinfrastruktur das eigene Unternehmen verfügt. Möchte man Rechenzentren oder Cloudlösungen für die gesetzten Ziele einsetzen? Und welche gesetzlichen Anforderungen an Buchhaltung und Abrechnung sind zu erfüllen und werden diese auch in Zukunft abgedeckt? Möglicherweise besteht auch ein zukünftig notwendiger Schulungs- und Supportaufwand. Vom Basispreis über kostenintensive Module, Schulungen und Support bis hin zur Kostenfrage der Datenübernahme von der alten auf die neue Software müssen Unternehmen außerdem mit einem Finanzierungsplan aufwarten, um böse Überraschungen im Nachhinein zu vermeiden. Und nicht zuletzt stellt sich die Frage: Wann ist der ideale Zeitpunkt für die Softwareumstellung?

4 Tipps für eine effektive Transformation in ein neues System:

• Ignorieren Sie zunächst technische Lösungen und konzentrieren Sie sich auf Workflows und Strategien. Die Technologie ist nur das Mittel zum Zweck.
• Wählen Sie digitale Anwendungen nach Ihren Bedürfnissen aus und nicht nach Popularität. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Anforderungskatalog.
• Lassen Sie den Anforderungskatalog nicht ausschließlich von der Geschäftsführung und/oder der IT zusammenstellen, sondern auch von den Unternehmensbereichen, die später mit der Software umgehen sollen.
• Binden Sie alle Nutzer neuer digitaler Prozesse und Services in den Entwicklungs- und Auswahlprozess mit ein. Sei es durch Testgruppen, Beta-Versionen oder kontinuierliche Feedback-Möglichkeiten.

Wir von KALO arbeiten schon lange mit vielen Softwareanbietern zusammen. Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie wir Sie bei der Digitalisierung der Arbeitsprozesse unterstützen können, zum Beispiel in einem Workshop, in der wir Sie bei der digitalen Transformation beraten – für mehr Effizienz und für Ihre Zukunftsfähigkeit.