Jedes Jahr steht bei Verwaltern die Erstellung der Betriebskosten- und Heizkostenabrechnung an. Viele Verwaltungen haben diese Aufgabe direkt zu Jahresbeginn auf ihrer To-do-Liste. Dann also, wenn es ohnehin viel zu tun gibt. Da wäre es doch eine Erleichterung, wenn der Prozess der Heizkostenabrechnung möglichst zügig und effizient erledigt werden könnte.

KALO liefert Ihnen vier Tipps, wie Sie einfach und unkompliziert in wenigen Schritten selbst für eine Beschleunigung der Abrechnungserstellung sorgen können und so schneller an Ihre Heizkostenabrechnung kommen.

Tipp 1: Zwischenablesungen umgehend weiterleiten

Informieren Sie Ihren Wärmemessdienstleister auch unterjährig über Veränderungen: Bei Nutzerwechseln ist es einfacher, selbst durchgeführte Zwischenablesungen sofort weiterzuleiten – und nicht erst am Ende eines Abrechnungszeitraums oder zusammen mit der Übergabe der Kosten- und Nutzerdaten für die Abrechnung. Das beschleunigt die Abrechnungserstellung enorm. Denn Ihr Dienstleister kann diese Daten bereits unterjährig einpflegen und eventuelle Rückfragen zeitnah klären.

Tipp 2: Verwenden Sie Portale

Professionelle Messdienstleister verfügen über kostenlose Kundenportale, über die abrechnungsrelevante Kosten- und Nutzerdaten bequem und unkompliziert zu jedem Zeitpunkt eingegeben werden können. Gute Portale geben sofort ein Feedback, weisen z. B. spätestens beim Speichern der eingegebenen Daten auf eventuelle Plausibilitätsfehler oder fehlende Daten hin. Weitere Vorteile: Nach dem Senden der Daten stehen diese dem Dienstleister unmittelbar zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Tipp 3: Änderungswünsche bei der Abrechnung rechtzeitig mitteilen

Innerhalb eines Jahres kann sich viel bei Ihren verwalteten Objekten ändern. Das hat zur Folge, dass grundlegende Anpassungen bei der Abrechnung notwendig sind. Wurde das abzurechnende Objekt mit einer Solaranlage für die Warmwassererwärmung ausgestattet? Wurde auf der letzten Eigentümerversammlung beschlossen, eine von Heizung und Warmwasser getrennte Kaltwasserabrechnung zu beauftragen? Wünschen Sie die Umstellung des Abrechnungsprozesses von Papier auf digital? Besprechen Sie diese und ähnliche Themen mit Ihrem Dienstleister bereits frühzeitig – und zwar vor Beginn der Abrechnungserstellung.

Tipp 4: Terminwünsche und Prioritäten nennen 

Betreuen Sie Objekte, z. B. Eigentümergemeinschaften, bei denen die Heizkostenabrechnung, vielleicht sogar jährlich wiederkehrend, bis zu einem ganz bestimmten Termin vorliegen muss? Teilen Sie diese Wünsche Ihrem Dienstleister möglichst frühzeitig mit. Denn: Beim Prozess der Abrechnungserstellung sind diverse Faktoren durch Ihren Messdienst zu berücksichtigen. Unter anderem müssen die Ablesungen inklusive eventueller Nachablesungen so rechtzeitig erledigt und an die Abrechnungsabteilung übermittelt sein, dass die Abrechnung produziert werden kann.